[DGA T3E]Assistant(e) de gestion administrative - Service de l'Economie et du Foncier Agricole

La Collectivité Territoriale de Martinique, a pris le pari, depuis plusieurs mois, de mener de grands chantiers de modernisation et de structuration de son administration dans le but d’améliorer la qualité du service rendu à la population.

Rejoignez une équipe, ambitieuse et motivée, au service de la population martiniquaise.

À compétences égales, la Collectivité Territoriale de Martinique étudie les candidatures des femmes et des hommes de manière équitable, sans aucune discrimination.

Sous l’autorité du chef de service, vous assurerez l’accueil et l’organisation pratique du service.

Vous serez chargé(e) de :

• Assister le chef de service dans la tenue de son agenda et les tâches administratives,

• Assister les chefs de bureaux et agents rattachés au service (conception, mise en forme de documents administratifs)

• Assurer la gestion du courrier physique et électronique (rédaction courrier, réception, enregistrement, diffusion et mise dans le circuit),

• Rédiger des documents administratifs, comptes-rendus, procès verbaux de réunion et notes

• Gérer les documents via le logiciel courrier

• Assurer le suivi des réponses aux courriers signalés,

• Assurer le classement et l’archivage des courriers et des dossiers

• Assurer la préparation des réunions (conciliation des agendas, ordre du jour et dossier)

• Orienter, conseiller le public vers  l’interlocuteur ou le bureau compétent.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public,

• Assurer la gestion, le suivi des dossiers en portefeuille et les applications dédiées,

• Assurer la gestion du matériel et des fournitures de bureau,

• Renseigner les tableaux de suivi du service,

• Assurer l’interface avec le secrétariat de la Direction.

Agent de catégorie C+, B; Filière administrative

Expérience souhaitée dans le domaine

L'agent devra maitriser :

• les techniques de secrétariat

• les procédures administratives de la Collectivité

• le processus décisionnel et des circuits de validation de la CTM

• l’organisation et le fonctionnement de la Collectivité

• les circuits de validation de la Collectivité

MOYENS TECHNIQUES

• Maîtriser les logiciels métiers 

• Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs 

• Maitriser la réalisation de tableaux de bord

• Connaissance des méthodes de classement et d'archivage
  

SAVOIR-ETRE

• Capacité d’adaptation et d’auto-apprentissage

• Rigueur, sérieux, réactivité

• Sens de l'organisation, des priorités et des urgences

• Discrétion

• Dynamisme

• Etre autonome

• Sens du travail en équipe

• Etre à l’écoute

• Sens du service public

• Disponible